La Orden de Servicio es un documento crucial que se firma de manera conjunta entre el representante de la empresa de servicio técnico y el cliente, quien valida que los trabajos realizados se llevaron a cabo de acuerdo con lo acordado.
A continuación se indican ventajas y desventajas de utilizar ordenes de servicio en papel vs digital:
Manejo de bloque de folios físicos: La necesidad de obtener nuevos bloques de folios cuando se agotan puede generar demoras.
Sensibilidad a la suciedad: El papel se ensucia fácilmente, afectando la presentación y legibilidad de la orden.
Ausencia de imágenes: La incapacidad de incluir fotos limita la documentación visual de las actividades realizadas.
Llenado tedioso: El proceso manual de completar las órdenes puede resultar engorroso y propenso a errores.
Retrasos en la entrega y facturación: El tiempo que tardan las órdenes en llegar a la oficina afecta el proceso de facturación y cobranza. Las orden terminan “paseandose” en la cajuela del técnico.
Falta de verificación electrónica: La información de fecha, hora y lugar no es verificable electrónicamente, lo que puede generar incertidumbre.
Una solución inteligente es adoptar órdenes de servicio digitales, que ofrecen numerosos beneficios:
Folios ilimitados: No te quedas sin folios que llenar. Siempre tienes.
Formato limpio en PDF con imágenes incorporadas: La documentación digital llega de manera limpia y legible, con la posibilidad de incluir imágenes relevantes.
Prellenado desde la oficina: La capacidad de completar órdenes de servicio de antemano agiliza la captura de las actividades del técnico.
Entrega instantánea y datos en tiempo real: Las órdenes digitales llegan al instante a la oficina, proporcionando información actualizada sobre el lugar, la fecha y la hora.
Proceso de facturación y cobranza más ágil: La transición a órdenes de servicio digitales facilita un proceso más eficiente de facturación y cobranza.
Aunque los Ingenieros de Campo son expertos en sus tareas, es esencial que comprendan la importancia de entregar la documentación de manera oportuna para el buen funcionamiento del negocio.
