Como líderes de empresas de servicio técnico en campo, entendemos que la labor de los Ingenieros de Campo no se limita a las actividades técnicas. También incluye tareas administrativas críticas, como la elaboración de informes de servicio, la entrega puntual de documentación, la comunicación efectiva con los clientes y cuentas de gastos para ingenieros de campo.
Lamentablemente, durante la formación académica/técnica de los Ingenieros de Campo, no se les brinda la debida advertencia sobre la importancia de esta faceta crucial de su trabajo.
¿Cuáles son las consecuencias si los Ingenieros de Campo descuidan la gestión oportuna de sus cuentas de gastos?
Retrasos en el cierre contable.
Problemas financieros para la empresa.
No se puede timbrar factura debido al cambio de mes.
Estrés por tareas retrasadas.
El Ingeniero pone de su bolsa y/o paga intereses en tarjetas de crédito corporativas por no cumplir las políticas de cuentas de gastos en forma.
Recomendaciones para Mantener las Cuentas de Gastos al Día:
Tomar foto de TODOS los tickets: Así sea un estacionamiento, la factura de un hotel o renta de auto, deben tomar foto del ticket (en foto es más práctico) y si es posible conservarlo en físico. Si se pierde la costumbre de conservar un ticket pequeño, también se puede omitir conservar uno de un monto más importante.
Notas detalladas: Solicita el nombre de la persona que te atendió y te dijo “le enviaremos la factura al correo” así como un número de teléfono para seguimiento. Escribir el número de teléfono en el ticket como nota y si es posible marcar a ese número para validar que esté activo y contesten. Si es posible dejar la solicitud por correo.
Constancia Fiscal en WhatsApp: Mantener la constancia fiscal accesible en WhatsApp (un documento válido en México) para facilitar su envío cuando sea solicitado por proveedores.
Organización de Facturas: No dejar pasar más de una semana sin tener todas las facturas timbradas y organizadas. Algunos tickets tienen una vigencia de solo 24 horas, por lo que es crucial actuar rápidamente.
Anticipación al Cambio de Mes: Tener en cuenta que algunos proveedores no emiten facturas atrasadas al cambiar de mes. Recuperar todas las facturas antes de que esto ocurra.
Conciliación de factura en el SAT: En caso de que algún proveedor no te emita la factura después de que se la has solicitado por el medio indicado, puedes solicitar una Conciliación de factura en el SAT (Sistema de Administración Tributaria para México). Allí puedes dar aviso al SAT de que un proveedor no te emitió la factura. Debes adjuntar al menos el ticket como evidencia. El proceso de solicitud no tarda más de 10 minutos, solo debes saber la razón social y RFC de tu proveedor. En este caso, el SAT se pone en contacto directo con el proveedor y le extiende la invitación a cumplir con su obligación. Liga recuperada el 19 de noviembre del 2023 de la página del SAT.
Como Ingenieros de Campo, el trabajo va más allá de las actividades técnicas; se completa cuando toda la documentación está en orden y las cuentas de gastos están debidamente entregadas.
